Automatisierung klingt für viele KMU nach Enterprise-Projekten, Millionenbudgets und monatelangen Einführungen. In der Praxis sind es aber oft ein paar hundert Zeilen Script, die einen ganzen Nachmittag pro Woche zurückgeben. Wir zeigen fünf Kandidaten, die wir regelmässig für Schweizer Kunden umsetzen.
1. Rechnungen aus PDFs in die Buchhaltung übernehmen
Lieferantenrechnungen kommen als PDF, die Beträge und Referenzen werden manuell in Bexio, Abacus oder SAP erfasst. Ein Script mit OCR und Regex ersetzt diesen Schritt: Die Datei wird eingelesen, validiert und direkt per API ins Zielsystem gebucht. Zeitersparnis: häufig 3–8 Stunden pro Woche.
2. Leads aus Formularen automatisch qualifizieren
Neue Anfragen landen oft im allgemeinen Postfach und werden dann manuell zugewiesen. Mit einem einfachen Routing-Script lassen sie sich nach Region, Thema und Dringlichkeit vorfiltern und direkt an die zuständige Person weiterleiten – inklusive Slack- oder Teams-Notification.
3. Preise und Bestände zwischen Shop und ERP synchronisieren
Wer einen Online-Shop und ein ERP-System parallel pflegt, kennt das Problem: eine Preisänderung muss an zwei Stellen gemacht werden, Bestände driften auseinander. Eine nächtliche Sync-Routine löst das. Komplexer wird es erst, wenn Produktvarianten, Rabatte oder Mehrwertsteuersätze ins Spiel kommen – aber auch das ist beherrschbar.
4. Reports und KPIs automatisch generieren
Die Geschäftsleitung will jeden Montag einen Umsatzreport – und jemand baut ihn händisch aus drei Excel-Dateien zusammen. Ein Script holt die Daten aus den Quellen, generiert das PDF oder Dashboard und verschickt es termingerecht. Bonus: Jeder Empfänger bekommt genau die Zahlen, die er sehen darf.
5. Terminbestätigungen und Erinnerungen verschicken
Friseure, Ärzte, Beratungen, Handwerker: No-Shows kosten Geld. Eine automatische SMS oder E-Mail 24 Stunden vor dem Termin reduziert die Ausfallquote signifikant – und lässt sich in wenigen Tagen umsetzen. In Kombination mit einem Online-Kalender entfällt zusätzlich das telefonische Bestätigen.
Wie beginnen?
Führen Sie eine Woche lang Buch, welche wiederkehrenden manuellen Tätigkeiten Sie oder Ihr Team ausführen. Was öfter als dreimal pro Woche vorkommt und weniger als 15 Minuten am Stück dauert, ist ein starker Automatisierungskandidat. Die meisten Projekte dieser Art bewegen sich im Bereich von CHF 800 bis CHF 5'000 – Investitionen, die sich typischerweise innerhalb von drei bis sechs Monaten amortisieren.
Die beste Automatisierung ist die, die niemand mehr bemerkt, weil der manuelle Schritt einfach verschwunden ist.